Andmekaitsetingimused
1. Sissejuhatus
1.1. Neis andmekaitsetingimustes on selgitatud isikuandmete ja isikute eraelu puudutava teabe töötlemist Tartu Ülikooli teaduskoolis (edaspidi: teaduskool).
1.2. Teaduskool töötleb isikuandmeid ainult siis, kui selleks on õiguslik alus, ja ainult nii kaua, kui see on vajalik töötlemise eesmärgi või õigusakti nõuete täitmiseks. Teaduskool hoiab oma käsutuses olevaid isikuandmeid lubamatu ja sihipäratu kasutamise, avalikuks tuleku või hävimise eest, rakendades kõiki asjakohaseid organisatsioonilisi, füüsilisi ja tehnilisi turvameetmeid.
1.3. Kuna teaduskool on Tartu Ülikooli koosseisuline asutus, reguleeritakse nii elektrooniliste kui ka paberdokumentide töötlemist (sh säilitamistähtaegu) ja juurdepääsuõigusi peamiselt järgmiste ülikooli õigusaktidega:
1.4. Andmekaitsetingimustes ei käsitleta seda, kuidas teaduskool töötleb juriidiliste isikute andmeid, ega seda, kuidas teised isikud isikuandmeid töötlevad. Samuti ei hõlma need isikuandmete töötlemist võõrastel veebilehtedel, millele viidatakse teaduskooli veebilehtede välislinkidega.
1.5. Teaduskooli kodulehel avaldatavad tulemused on isikustatud kujul avalikustatud otsingumootoritele kättesaamatul kujul.
1.6. Eesti olümpiaadide tellija on Haridus- ja Teadusministeerium.
2. Andmete kogumine, avalikustamine ja säilitamine
2.1. Teaduskool on Tartu Ülikooli asutus, kes korraldab olümpiaade, teadust ja tehnoloogiat populariseerivaid üritusi ja täiendõpet ning kogub nende korraldamiseks isikuandmeid.
2.2. Registreerumisel kogutud andmeid kasutatakse üksnes konkreetset üritust või sellega seotud jätkuüritust puudutava organisatoorse (nt oluline muutus ajakavas, valikvõistlustele kutsumine, majutuse broneerimine, piletite tellimine jms) ja sisulise info jagamiseks ning vajaduse korral tagasiside küsimiseks pärast ürituse toimumist. Isikukoodi kasutatakse samanimeliste isikute eristamiseks ja majutuse, lennupiletite ning kindlustuse tellimiseks/broneerimiseks.
2.3. Kõikidel teaduskooli üritustel küsitakse õpilastelt ja õpetajatelt nõusolekut pildistamiseks ja piltide avaldamiseks ühismeedias.
2.4. Õpetajatelt kogutud isikuandmeid kasutatakse nende tänamiseks õpilaste juhendamise eest, info edastamiseks ja vajaduse korral tagasiside küsimiseks pärast ürituse toimumist.
2.5. Lapsevanemalt kogutud isikuandmeid kasutatakse info edastamiseks ja nõusolekute küsimiseks.
2.5. Majutuse, lennupiletite ja kindlustuse tellimiseks/broneerimiseks on vajalik reisibüroole edastada õpilase nimi, isikukood, e-posti aadress, telefoninumber ja dokumendi number, majutusasutusele ka lapsevanema kontaktandmed.
2.6. Kogutud isikuandmeid ei edastata kolmandatele isikutele, välja arvatud seadusega ette nähtud juhtudel (kohtu-, haldusmenetlus, Euroopa Liidu või Eesti õiguses sätestatud kaalukas avalik huvi, politsei nõue vms).
3. Olümpiaadide piirkonnavoorud
3.1. Olümpiaadide piirkonna- või eelvoorus osalevad õpilased saab registreerida teaduskooli veebilehel elektroonselt või piirkondlike koordinaatorite/koolide kogutud ja teaduskooli saadetud nimekirjade alusel.
3.2. Registreerimisel küsitakse üldjuhul järgmisi andmeid: õpilase nimi, kool, klass, isikukood, (erandjuhul isiku vanuse või samanimelisuse tuvastamiseks), telefon ja e-posti aadress ning õpetaja/juhendaja nimi ja e-posti aadress. Vastavalt vajadusele võidakse küsida ülesannete keele, vanuserühma vms kohta. Lisaks küsitakse, kas osaleja soovib edaspidi e-kirja teel saada teaduskooli infot.
3.3. Kogutud isikuandmeid hoitakse UT LimeSurveys kuni käesoleva õppeaasta lõpuni ning seejärel need isikuandmed hävitatakse.
4. Olümpiaadide lõppvoorud
4.1. Teaduskooli veebilehel avalikustatakse lõppvooru kutsutute nimekiri isikustatud ja interneti otsingumootoritele kättesaamatul kujul ning neid hoitakse veebilehel 10 aastat.
4.2. Olümpiaadide lõppvooru kutsutud õpilased saavad registreerida teaduskooli veebilehel elektroonselt (juurdepääs personaalse veebilingiga).
4.3. Registreerimisel küsitakse üldjuhul järgmisi andmeid: õpilase nimi, kool, klass, isikukood, telefon, e-posti aadress, erivajadused (nt toidueelistused), nõusolek pildistamiseks ja piltide avaldamiseks ühismeedias ja teaduskooli kodulehel ning õpetaja/juhendaja nimi ja e-posti aadress. Vastavalt olümpiaadi korraldusele küsitakse lisainfot ülesannete keele ja majutusvajaduse, lapsevanema kontaktandmete ja vaba aja üritusel (töötuba, ekskursioon, muuseum jne) osalemise kohta. Lisaks küsitakse, kas osaleja soovib edaspidi e-kirja teel saada teaduskooli infot.
4.4. Registreerimisandmeid säilitatakse UT LimeSurveys käesoleva õppeaasta lõpuni. Seejärel need hävitatakse.
4.5. Olümpiaadide tulemused ja võistlusprotokollid avalikustatakse teaduskooli kodulehel isikustatud kujul ja neid isikuandmeid avaldatakse 75 aastat.
5. Lahtised võistlused ja ainevõistlused (Kobras, Känguru jt)
5.1. Teaduskooli lahtistele võistlustele saab registreeruda elektroonselt teaduskooli veebilehel (v.a informaatika lahtine võistlus).
5.2. Registreerimisel küsitakse üldjuhul järgmisi andmeid: õpilase nimi, kool, klass, isikukood, telefon, e-posti aadress, ülesannete keel, võistlemise koht (linn), vanuserühm, nõusolek pildistamiseks ja piltide avaldamiseks (ühis)meedias ning õpetaja/juhendaja nimi ja e-posti aadress. Lisaks küsitakse, kas osaleja soovib edaspidi e-kirja teel teaduskooli infot saada.
5.3. Registreerimisandmeid säilitatakse UT LimeSurveys käesoleva õppeaasta lõpuni. Seejärel need hävitatakse.
5.4. Informaatika lahtisele võistlusele saab registreeruda Eesti informaatikaolümpiaadi lehel.
5.5. Ainevõistlus Kobras toimub ainult eelvooruna veebikeskkonnas teaduskooli viktoriinid, kus õpilased loovad registreerumisel ise konto. Küsitakse õpilase nime, e-posti aadressi, maakonda, kooli ja klassi ning õpetaja nime ja e-posti aadressi.
5.6. Känguru ainevõistlus toimub koolides õpetajad registreerivad võistlusel osalevad õpilased UT LimeSurveys. Registreerimisel küsitakse üldjuhul järgmisi andmeid: õpilase nimi, klass, kool ja vanuserühm ning korraldava kooli kontaktisiku andmed: nimi, e-posti aadress ja telefon.
5.7. Õpilaste registreerimisandmeid säilitatakse UT LimeSurveys käesoleva õppeaasta lõpuni.
5.8. Kontaktisikute registreerimisandmeid säilitatakse korraldusega seotud info edastamiseks kuni 2 aastat.
5.9. Känguru ainevõistluse iga vanuserühma ligi 50 parimat tulemust avalikustatakse teaduskooli kodulehel ja tulemusi säilitatakse 75 aastat.
5.10. Kõikide lahtiste ja ainevõistluste võistlusprotokollid koos tulemustega avalikustatakse teaduskooli kodulehel isikustatud kujul ja neid isikuandmeid avaldatakse 75 aastat.
6. Õppesessioonid, treeninglaagrid ja valikvõistlused
6.1. Õppesessioonidele saavad vabakuulajad registreeruda teaduskooli veebilehel elektroonselt. Kutsutud õpilased saavad registreerida teaduskooli veebilehel elektroonselt (juurdepääs personaalse veebilingiga)
6.2. Registreerimisel küsitakse üldjuhul järgmisi andmeid: õpilase nimi, kool, klass, isikukood, telefon, e-posti aadress, erivajadused (nt toidueelistused), nõusolek pildistamiseks ja piltide avaldamiseks (ühis)meedias ning õpetaja/juhendaja nimi ja e-posti aadress. Vastavalt olümpiaadi korraldusele küsitakse lisainfot ülesannete keele, majutusvajaduse, lapsevanema kontaktandmete ja vaba aja üritusel (töötuba, ekskursioon, muuseum jne) osalemise kohta. Lisaks küsitakse, kas osaleja soovib edaspidi e-kirja teel teaduskooli infot saada.
6.3. Õppesessioonile kutsutud õpilaste nimekiri avalikustatakse teaduskooli kodulehel isikustatud ja interneti otsingumootoritele kättesaamatul kujul, need on avalikud käesoleva õppeaasta lõpuni ja neid säilitatakse vastavalt ülikooli dokumentide loetelus sätestatule.
7. Rahvusvahelised olümpiaadid
7.1. Rahvusvahelise olümpiaadi koosseisu kuuluvatelt õpilastelt küsitakse lennupiletite, kindlustuse ja majutuse tellimiseks õpilase nime, e-posti aadressi, telefoninumbrit, isikukoodi, kooli, klassi, kodakondsust, dokumendi numbrit, passis olevat kirjapilti, passi kehtivust, lapsevanema nime, e-posti aadressi, telefoninumbrit ja alaealise õpilase puhul lapsevanema nõusolekut.
7.2. Rahvusvahelistele olümpiaadidele kutsutud õpilaste nimekiri (nimi, kool, klass) ja tulemused avalikustatakse teaduskooli kodulehel isikustatud kujul ja neid avaldatakse 75 aastat.
8. Uurimislabor
8.1. Uurimislaborisse saab registreeruda elektroonselt teaduskooli veebilehel.
8.2. Registreerimisel küsitakse õpilase kooli ja klassi, õpetaja/juhendaja nime ja e-posti aadressi.
8.3. Vastavalt uurimislabori projektide rahastustingimustele võidakse küsida (tulenevalt rahastaja nõuetest) õpilase nime, kooli ja allkirja.
8.4. Registreerimisandmeid säilitatakse UT LimeSurveys käesoleva lõpuni. Seejärel need hävitatakse.
9. Teaduslaagrid ja õpilasüritused
9.1. Teaduslaagrisse ja muudele (tasulistele) õpilasüritustele saab registreeruda teaduskooli veebilehel elektroonselt.
9.2. Registreerimisel küsitakse järgmisi andmeid: õpilase nimi, kool, klass, e-posti aadress, erivajadused (nt toidueelistused). Vastavalt ürituse korraldusele kogutakse lisainfot majutusvajaduse, lapsevanema kontaktandmete ja üritusel osalemise kohta. Lisaks küsitakse, kas osaleja soovib edaspidi e-kirja teel teaduskooli infot saada.
9.3. Tasulise ürituse eest maksmiseks küsitakse arve saaja kohta järgmisi andmeid: osaleja/õpilase isikukood, arve maksja ees- ja perekonnanimi, e-posti aadress ja elukoha aadress. Arveid säilitatakse vastavalt ülikooli dokumentide loetelule.
9.4. Üritusega seotud isikuandmed hävitatakse kohe pärast ürituse lõppu või rahastaja aruandeperioodi lõppedes.
10. Lahtiste uste päev, karjääripäevad, infomessid, huvi- ja õppepäev
10.1. Registreeruda saab teaduskooli veebilehel elektroonselt või ürituse ajal paberkandjal. Kogutakse järgmisi andmeid: õpilase nimi, kool, klass ja e-posti aadress. Vastavalt vajadusele võidakse küsida lisainfot töötoas, loengus vm osalemise kohta. Lisaks küsitakse, kas osaleja soovib edaspidi e-kirja teel teaduskooli infot saada.
10.2. Keemia huvipäeval osalevad õpilased saavad registreeruda elektroonselt teaduskooli veebilehel (juurdepääs personaalse veeblingiga). Registreerimisel küsitakse üldjuhul järgmisi andmeid: õpilase nimi, kool, telefon, e-posti aadress, erivajadused (nt toidueelistused), nõusolek pildistamiseks ja piltide avaldamiseks sotsiaalmeedias ja teaduskooli kodulehel ning õpetaja/juhendaja nimi ja e-posti aadress. Lisaks küsitakse, kas osaleja soovib edaspidi e-kirja teel saada teaduskooli infot. Registreerimisandmeid säilitatakse UT LimeSurveys käesoleva õppeaasta lõpuni, seejärel need hävitatakse.
10.3. Huvipäevade registreerimisandmeid säilitatakse kaks aastat teaduskooli veebiserveris. Lahtiste uste päevade, karjääripäevade ja infomesside registreerimisandmed hävitatakse pärast ürituse lõppu ühe kalendrikuu jooksul.
11. Andmete säilitamine
11.1. Kogutud andmeid säilitatakse teaduskooli keskkondades.
11.2. Olümpiaadide, lahtiste võistluste ja ainevõistluste protokolle säilitatakse 75 aastat ning need arhiveeritakse teaduskoolis alaliselt.
11.3. Olümpiaadidele ja võistlustele registreerimise andmeid säilitatakse teaduskoolis ühe aasta ja seejärel need kustutatakse.
11.4. Uurimislaboris kogutud õpilaste andmeid säilitatakse ühe aasta, õpetajate meiliaadresse säilitatakse viis aastat. Seejärel need hävitatakse.
11.5. Muude ürituste raames kogutud andmed hävitatakse hiljemalt kuu jooksul pärast ürituse toimumist.
11.6. Kui õpilane on avaldanud soovi teaduskooli info saamiseks oma e-posti aadressile, liidetakse ta teaduskooli meililisti, kust ta saab soovi korral lahkuda.
12. Andmete avalikustamine
12.1. Lähtudes õigustatud huvi analüüsist, avalikustatakse tulemused isikustatult (õpilase nimi, kool, klass, tulemus ja õpetaja/juhendaja nimi) otsingumootoritele kättesaamatul kujul.
12.1.1 Olümpiaadide lõppvoorude ja rahvusvaheliste olümpiaadide tulemused avalikustatakse teaduskooli ja olümpiaadide veebilehtedel 75 aastaks ning säilitatakse ülikooli dokumentide loetelus alatiselt.
12.1.2. Lahtiste ja ainevõistluste tulemused avalikustatakse teaduskooli kodulehel 75 aastaks ning arhiveeritakse ülikooli dokumendihalduses alaliselt.
12.1.3. Teaduskooli korraldatud üritused on avalikud ja osalejaid pildistatakse. Fotod avalikustatakse TÜ teaduskooli sotsiaalmeediakanalites (Facebook, Instagram) ja kodulehel (ühismeedia). Pildistamisest on võimalik keelduda kirjaliku avaldusega.
12.1.4. Isikuandmete avalikustamisest on võimalik igal ajal keelduda, saates kirja aadressile [email protected] ja märkides selles, milliste isikuandmete avalikustamisest ja millisel veebilehel soovitakse keelduda. Isikuandmetes muudatuste tegemine võtab aega kuni neli nädalat.
13. Töötajate isikuandmete töötlemine
13.1. Teaduskool töötleb vastutava töötlejana töölepingust ja õigusaktidest (maksuseadused, töötamist puudutavad seadused, raamatupidamise seadus jm) tulenevate kohustuste täitmiseks järgmisi teaduskooli töötaja isikuandmeid:
13.1.1. isikut tuvastada võimaldavad andmed: ees- ja perekonnanimi, isikukood ning kodakondsus;
13.1.2. töölepingu sõlmimiseks vajalikud kontaktandmed: aadress, telefoninumber ja e-posti aadress;
13.1.3. perekondlikke ja sotsiaalseid suhteid kajastavad andmed, sh teave töötaja laste kohta lastega seotud puhkuste võimaldamiseks, töötaja või tema lähedase surmatõend matusetoetuse maksmiseks, tõend kaitseväeteenistuse või õppekogunemise kohustuse kohta;
13.1.4. kvalifikatsiooni ja enesetäiendamist puudutavad andmed;
13.1.5. finantsandmed, sh pangakonto number, avaldus tulumaksuvaba miinimumi arvestamiseks ja pensioniinfo;
13.1.6. töösuhet puudutavad andmed, sh arenguvestluste dokumendid;
13.1.7. töötaja terviseseisundi andmed, sh tervisekontrolli otsused, kiirgusseire andmed, andmed tööõnnetuste ja kutsehaiguste kohta;
13.1.8. teaduskooli töötajatele tööalaseks suhtluseks loodud e-posti aadressid, telefoninumbrid ja tööruumide asukohad on avalikustatud teaduskooli veebilehel õigustatud huvi alusel selleks, et teaduskooli töötajatega saaks soovi korral ühendust võtta.
14. Andmesubjekti õigused
14.1. Olenevalt isikuandmete töötlemise õiguslikust alusest on andmesubjektil õigus:
14.1.1. saada kinnitust selle kohta, kas teaduskool töötleb tema isikuandmeid, ja tutvuda enda kohta kogutud isikuandmetega. Kui andmesubjekt esitab taotluse, millega ta ei soovi olla andmete töötlemisest teadlik ega kontrollida selle seaduslikkust, võib teaduskool vastutava töötlejana päringu tagasi lükata;
14.1.2. nõuda enda kohta kogutud ebaõigete isikuandmete parandamist või mittetäielike isikuandmete täiendamist;
14.1.3. nõuda, et teaduskool kustutaks põhjendamatu viivituseta tema isikuandmed, mille töötlemiseks ei ole õiguslikku alust või mida ei ole enam vaja eesmärgil, milleks teaduskool on andmeid kogunud või muul viisil töödelnud;
14.1.4. võtta igal ajal oma nõusolek tagasi, kui isikuandmete töötlemine põhineb nõusolekul. See ei mõjuta enne nõusoleku tagasivõtmist tehtud andmetöötluse seaduslikkust;
14.1.5. nõuda teaduskoolilt isikuandmete töötlemise piiramist, kui:
14.1.5.1. ta on vaidlustanud isikuandmete õigsuse. Teaduskool piirab isikuandmete töötlemist, kuniks kontrollib nende õigsust;
14.1.5.2. isikuandmete töötlemine on ebaseaduslik, kuid andmesubjekt ei taotle isikuandmete kustutamist;
14.1.5.3. teaduskool ei vaja isikuandmeid enam töötlemise eesmärgil, kuid andmesubjekt vajab neid õigusnõuete koostamiseks, esitamiseks või kaitsmiseks;
14.1.5.4 ta on isikuandmete töötlemise kohta esitanud vastuväite. Teaduskool piirab isikuandmete töötlemist, kuni kontrollitakse, kas teaduskooli õiguspärased põhjused kaaluvad üles andmesubjekti põhjused;
14.1.6. saada oma isikuandmed, mille ta on teaduskoolile esitanud, ja edastada need teisele vastutavale töötlejale. Andmete ülekandmise õigus kehtib ainult nende isikuandmete kohta, mille isik on ise teaduskoolile edastanud ning mida teaduskool automaatselt ja nõusoleku või lepingu alusel töötleb. Näiteks ei kohaldu andmete ülekandmise õigus tööle kandideerijatele, sest nende andmeid ei töödelda automatiseeritult;
14.1.7. esitada vastuväiteid oma isikuandmete töötlemise kohta, kui selle alus on õigustatud huvi või kui töötlemine on vajalik avalike ülesannete täitmiseks või avaliku huvi pärast;
14.1.8. pöörduda isikuandmete töötlemise ja õigustega seotud küsimustega teaduskooli poole e-posti aadressil [email protected] või Tartu Ülikooli andmekaitsespetsialisti poole e-posti aadressil [email protected]. Teaduskool võib andmesubjekti päringu saamise korral paluda täpsustusi, millise teabe või milliste isikuandmete töötlemise toimingutega on päring seotud. Päringule vastab teaduskool 30 päeva jooksul alates selle saamisest. Kui selgub, et päringule vastamiseks on vaja rohkem aega, võib teaduskool vastamise tähtaega mõistliku aja võrra pikendada. Töödeldavate isikuandmete koopia väljastatakse andmesubjektile tasuta, kuid lisakoopiate väljastamise eest võib teaduskool küsida halduskulude katmiseks mõistlikku tasu;
14.1.9. pöörduda Andmekaitse Inspektsiooni (e-posti aadress [email protected], tel 627 4135) poole, kui viis, kuidas teaduskool tema isikuandmeid töötleb, on vastuolus isikuandmete töötlemist reguleerivate õigusaktidega.
15. Isikuandmete töötlemisega seonduvad rikkumised
15.1. Kui teaduskoolis rikutakse isikuandmete töötlemise nõudeid ja kujutatakse tõenäolist ohtu andmesubjekti õigustele ja vabadustele, vormistab teaduskool selle kohta nõutud dokumendid ning võtab käsile meetmed, et rikkumine kohe lõpetada.
15.2. Kui rikkumine ohustab suurel määral andmesubjekti õigusi ja vabadusi, tuleb teaduskoolil teda teavitada, et andmesubjekt saaks võtta kasutusele vajalikud ettevaatusabinõud olukorra leevendamiseks.
Andmekaitsetingimused kehtivad alates 2019. aastast.
Viimati uuendatud 03.12.2025.
